Checkliste Geschäftsumzug

Ein Geschäftsumzug muss gut vorbereitet werden, damit keine zu langen Arbeits-Ausfälle entstehen. Schliesslich möchten Sie Ihre Kunden vor, während und nach dem Umzug weiterhin bedienen. Dies erfordert eine professionelle Planung und geschulte Mitarbeiter für den Umzugstag.

Mit Hinweisen und Tipps hilft Ihnen die Checkliste Geschäftsumzug den für Ihr Unternehmen idealen Ablauf zu planen. Die Checkliste kann bei jedem Firmenumzug, unabhängig von der Branche, verwendet werden. Nicht zutreffende Punkte auf der Liste einfach streichen, erledigte Punkte abhacken.
Vorbereitung

• Neuen Mietvertrag unterzeichnen. Einzugstermin anfragen
• Kündigung Ihres Mietvertrages unter Beachtung der Kündigungsfristen. Eventuell einen Nachmieter suchen
• Umzugstermin festlegen und im Kalender eintragen
• Umzugskosten und Termin mit einer Umzugsfirma vereinbaren. Lassen Sie sich den genauen Termin bestätigen
• Mit der Umzugsfirma oder einem Reinigungsinstitut den Termin und Kosten der Reinigung des alten Mietobjektes vereinbaren (Vorzugsweise mit Abnahmegarantie)
• Wenn notwendig Termin und Kosten mit einem Elektriker/Techniker für die De- und Installation Ihrer EDV-Geräte und Anlagen vereinbaren
• Helfer als Unterstützung für den Umzugstag organisieren
• Beschädigungen am Mietobjekt der Versicherung / Verwaltung melden. Eventuell schon Reparaturen ausführen lassen
• Termin für Renovation / Umbau am alten und am neuen Objekt mit Handwerkern besprechen und vereinbaren
• Falls Sie von der Verwaltung keinen Grundrissplan erhalten haben, neues Mietobjekt ausmessen. Möbelstellplan mit den Arbeitsplätzen zeichnen unter Berücksichtigung von Steckdosen, Radio / TV- und Telefonanschlüssen. Fenster für die Vorhänge ebenfalls ausmessen. Zusätzlich benötigte Büromöbel, Teppiche und Beleuchtungen notieren

Adressänderung / Meldung / Kündigung

• Mitarbeiter informieren und neue Adresse bekannt geben
• Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten neue Adresse mitteilen
• Bei GmbH und Aktiengesellschaften dem Kantonalen Handelsregisteramt neuen Firmensitz melden
• Einzelunternehmen bei der Gemeinde ab- / anmelden
• Einzelunternehmen bei der AHV Ausgleichskasse ummelden
• Homepage und Internet-Verzeichnisse Adressänderungen durchführen
• Im Telefonbuch und Branchenverzeichnissen Adresse ändern
• Bei laufenden Werbeaufträgen neue Adresse rechtzeitig ändern
• Telefone, Mobiltelefone per Umzugstermin ummelden
• Radio-, TV-Konzession per Umzugstermin ummelden
• Evt. Radio / TV Kabelanschluss kündigen
• Post per Umzugstermin an neue Adresse nachsenden lassen
• Drucksachen / Firmenstempel mit neuer Adresse bestellen
• Firmenschilder für Hauseingang / Briefkasten / Hausglocke anfertigen lassen
• Neue Reklametafeln und Leuchtreklamen herstellen lassen
• Strassenverkehrsamt: Fahrzeugausweise Firmenfahrzeuge ändern
• Versicherungen, Krankenkassen
• Banken sowie Kreditkarten
• Anwaltskanzlei, Steuerberater
• Daueraufträge für Mietobjekt, Lager und Garagen etc. aufheben
• Service Abonnements
• Vereine, Verbände und Organisationen
• Zeitschriften, Zeitungen
  

4 Wochen vor dem Umzug

• Verpackungsmaterial für den Umzug besorgen. Am besten bei Ihrer Umzugsfirma bestellen. Besorgen Sie sich genügend Umzugskartons, Ordnerkartons, Behälter und Kisten
• Lager- und Abstellräume, sowie Garagen frühzeitig räumen. Nicht mehr benötigte Sachen bereits in Kartons verpacken und anschreiben
• Mobiliar und Geschäftsunterlagen durchsehen und aussortieren. Defekte Büromöbel, Geräte etc. bereits jetzt entsorgen
• Strom-, Wasser-, Gaswerk Ablesetag vereinbaren
• Neue Büromöbel, Vorhänge, Beleuchtungskörper und Teppiche bestellen
• Organisieren Sie eine Abschiedsparty für Ihre Geschäftskollegen

1 Woche vor dem Umzug

• Zeitpunkt für die Abgabe des alten Mietobjektes mit dem Vermieter vereinbaren
• Übernahmezeitpunkt des neuen Mietobjektes mit dem Vermieter vereinbaren
• Bei der Verwaltung / Hausabwart am alten und neuen Ort Parklatz für Umzugswagen reservieren lassen. Falls notwendig bei der Polizei eine Ausnahmebewilligung zum Abstellen des Fahrzeuges einholen
• Transport von zerbrechlichen Gegenständen organisieren
• Nicht mehr benötigtes Mobiliar und Gegenstände zerlegen und einpacken. Alle Umzugskartons und Behälter anschreiben
• Schrauben- und Nagellöcher bereits jetzt zuspachteln. Achten Sie auf denselben Farbton
• Alle Schlüssel des alten Mietobjektes nachzählen
• Geräte aus der Reparatur abholen
• Geliehene Dinge wie Bücher, Videos, DVD, CD zurück bringen
• Sofern vorhanden, Kühlschrank leeren

1 Tag vor dem Umzug

• Parkplatz für Umzugswagen am alten und neuen Ort sperren lassen
• Wenn möglich neues Mietobjekt übernehmen. Übernahmeprotokoll erstellen
• Wertsachen und Dokumente in einem Safe oder an einem anderen sicheren Ort verwahren
• Genügend Bargeld für den Umzugstag vom Konto abheben
• Verpflegung für den Umzugstag organisieren
• Eventuell Kühlschrank ausschalten und abtauen
• Falls notwendig Beleuchtung für die Räume am neuen Ort bereitstellen
• Werkzeuge für die Montage von Möbeln und Beleuchtungen, Notfall-Apotheke, Taschenlampe, WC-Papier, Abfallsäcke, Seife und Tücher bereitlegen. Diese Sachen getrennt transportieren
• Mobiliar soweit wie möglich zerlegen und für den Transport vorbereiten. Alle Kartons, Behälter etc. anschreiben
• Restliche Schrauben- und Nagellöcher zuspachteln. Auf gleichen Farbton achten
• Schlüssel für die Abgabe des Mietobjektes bereitlegen
• Falls Sie selber reinigen Putzmaterial und Geräte bereitstellen

Umzugstag am alten Ort

• Schutzmatten auf allen empfindlichen Böden auslegen
• Zerbrechliche und gefährliche Gegenstände im eigenen Fahrzeug transportieren
• Umzugsteam auf Besonderheiten hinweisen und instruieren
• Technische Geräte und Anlagen demontieren
• Lager- und Abstellräume nicht vergessen zu zügeln
• Sofern vorhanden, Keller, Estrich und Garagen räumen
• Reinigungsmittel zurück lassen, falls keine Reinigungsfirma bei der Abgabe des Mietobjektes anwesend ist

Umzugstag am neuen Ort

• Übernahme des neuen Mietobjektes, falls dies am Vortag nicht möglich war. Übernahmeprotokoll erstellen. Prüfen Sie alle Räume auf Beschädigungen vor dem Einzug
• Beleuchtungen installieren
• Schutzmatten auf allen empfindlichen Böden auslegen
• Werkzeuge, Notfall-Apotheke, Taschenlampe, WC-Papier, Seife und Tücher am neuen Ort bereitlegen
• Möbelstellplan in jedem Raum anbringen und Räume beschriften
• Technische EDV-Geräte und Anlagen installieren
• Beschädigungen am Umzugsgut der Umzugsfirma sofort melden

Abgabe des Mietobjektes

• Gründliche Reinigung aller Räume. Falls vorhanden auch Lager- und Abstellräume sowie Garagen
• Reinigungsmittel für Nachreinigung zurück lassen, falls keine Reinigungsfirma bei der Abgabe des Mietobjektes anwesend ist
• Briefkasten leeren und alle Firmenschilder entfernen
• Strom-, Wasser- und Gaszähler zur Kontrolle ablesen
• Prüfen Sie nochmals alle Räume und Schränke auf liegengebliebene Sachen
• Alle Schlüssel des Mietobjektes zurückgeben
• Erstellen Sie zusammen mit dem Vermieter das Abgabeprotokoll. Überprüfen Sie alle festgestellten Mängel
• Melden Sie die Beschädigungen am Mietobjekt Ihrer Versicherung
• Verlangen Sie vom Vermieter die definitive Heizkostenabrechnung möglichst bald zu erstellen
• Vereinbaren Sie mit dem Vermieter den Rückzahlungstermin der Kaution

Am neuen Ort

• Firmenschilder am Hauseingang, Briefkasten und Hausglocke anbringen
• Reklametafel und Leuchtreklame aufstellen
• Strom-, Wasser- und Gaszähler zur Kontrolle ablesen
• Überprüfen Sie Ihre Telefon-, Fax- und Internetanschlüsse
• Deponierte Wertsachen und Dokumente abholen
• Mängel am neuen Mietobjekt dem Vermieter innert 14 Tagen nach Mietbeginn schriftlich melden (Einschreiben)
• Versicherungen überprüfen und eventuell anpassen
• Stellen Sie sich den Firmen in Ihrer Nachbarschaft vor und laden Sie die Geschäftsführer/Mitarbeiter zu einem Apéro ein
• Machen Sie Ihre Kunden durch eine spezielle Aktion auf Ihren neuen Firmensitz aufmerksam